Digitalisierung von
Unternehmens-
prozessen mit ELO
Digitalisierung
von Unternehmens-
prozessen mit ELO
Nie wieder Dokumentenchaos
Kommt Ihnen das bekannt vor?
In vielen Unternehmen sind wichtige Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert:
auf Netzlaufwerken, in E-Mails oder in Papierordnern. Rechnungen werden weitergeleitet, Verträge müssen gesucht werden und Freigaben dauern länger als nötig.
Die Folge sind unübersichtliche Abläufe, ein hoher manueller Aufwand und fehlende Transparenz in den Prozessen.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie ELO lassen sich Dokumente hingegen zentral verwalten und Prozesse digital und effizient organisieren.
ELO im Überblick:
Mit ELO lassen sich Dokumente zentral verwalten und Prozesse deutlich effizienter gestalten.
Unternehmen profitieren von mehr Transparenz, schnelleren Abläufen und weniger manueller Arbeit.
Dokumentenmanagement
Zentrale Verwaltung und revisionssichere Archivierung von Unternehmensdokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus.
Von der Erstellung bis zur langfristigen Aufbewahrung.
Prozesse automatisieren
Freigaben, Genehmigungen und andere dokumentenbasierte Abläufe können automatisch gesteuert werden.
Das reduziert manuelle Arbeit und beschleunigt interne Prozesse.
Informationsplattform
Zentrale Plattform für Unternehmensinformationen mit Integration in bestehende Systeme wie ERP, CRM, Microsoft 365 oder E-Mail.
Mehr Transparenz im Unternehmen
Der Status von Dokumenten und Vorgängen ist jederzeit nachvollziehbar.
Alle Beteiligten wissen, wo sich ein Dokument im Prozess befindet.
Revisionssichere Archivierung
Dokumente werden gesetzeskonform archiviert und Änderungen nachvollziehbar protokolliert.
Das unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
Weniger Papier und manuelle Ablage
Papierdokumente können digitalisiert und automatisch abgelegt werden.
Das spart Zeit, Platz und reduziert administrative Aufwände.
Zusammenarbeit rund um den Globus
Alle Beteiligten können jederzeit auf aktuelle Dokumente und Informationen zugreifen – im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs.
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prozess starten
ELO im Vergleich
Funktion
ELO
Andere Anbieter
Netzlaufwerke
Zentrales Dokumentenmanagement
teilweise
Automatisierte Workflows
teilweise
Digitale Rechnungsverarbeitung
teilweise
Vertragsmanagement
teilweise
Volltextsuche
Revisionssichere Archivierung
teilweise
Integration in ERP / DATEV
teilweise
Skalierbar
teilweise
Bilderkennung
teilweise
ELO im Vergleich
Funktion
ELO
Andere
Anbieter
Netz-
laufwerke
Zentrales Dokumenten-management
teilweise
Automatisierte
Workflows
teilweise
Digitale
Rechnungs-
verarbeitung
teilweise
Vertrags-
management
teilweise
Volltextsuche
Revisionssichere
Archivierung
teilweise
Integration
in ERP / DATEV
teilweise
Skalierbar
teilweise
Bilderkennung
teilweise
Unsere Lösungen im Detail:
ELO ECM Suite
Alle Unternehmensdokumente zentral verwalten.
Verträge, Rechnungen, Personalakten oder Projektunterlagen – in vielen Unternehmen liegen Dokumente verteilt auf Netzlaufwerken, in E-Mails oder Papierordnern.
Mit einer ECM-Plattform (Enterprise Content Management) wie der ELO ECM Suite werden Dokumente zentral organisiert und Geschäftsprozesse digital unterstützt.
Die Herausforderungen:
-
Dokumente sind auf verschiedene Systeme verteilt.
-
Wichtige Informationen sind schwer auffindbar.
-
Es existieren unterschiedliche Versionen von Dokumenten parallel.
-
Papierarchive verursachen zusätzlichen Aufwand.
-
Dokumenten sind vielleicht gar nicht mehr auffindbar.
Die Folge sind Zeitverlust, fehlende Transparenz und ineffiziente Prozesse.
Die wichtigsten Funktionen:
-
Zentrales Dokumentenarchiv
Alle Dokumente werden strukturiert abgelegt und sind jederzeit verfügbar.
-
Intelligente Suche
Dokumente lassen sich über Schlagworte, Inhalte oder Metadaten finden.
-
Versionierung
Änderungen werden dokumentiert und ältere Versionen bleiben nachvollziehbar.
-
Workflow-Unterstützung
Dokumente können automatisch durch definierte Prozesse laufen.
Ihre Vorteile:
-
Schneller Zugriff auf Dokumente.
-
Es wird weniger Papier und eine manuelle Ablage benötigt.
-
Bessere Zusammenarbeit – auch abteilungsübergreifend.
-
Revisionssichere Archivierung
-
Höhere Transparenz
-
Zeitersparnis
Einfache Integration in bestehende IT-Strukturen:
-
ERP-Systeme
-
Buchhaltung
-
CRM
-
Microsoft 365
-
DATEV
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumentenprozesse effizient digitalisieren können.
ELO Invoice
Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und freigeben.
Manuelle Prozesse sind zeitaufwendig und führen häufig zu Verzögerungen und Fehlern. Mit einem digitalen Rechnungsworkflow lassen sich Eingangsrechnungen deutlich effizienter bearbeiten.
Der Rechnungsprozess läuft meistens so ab:
-
Die Rechnung kommt per Post oder E-Mail.
-
Sie wird ausgedruckt oder weitergeleitet.
-
Sie liegt bei mehreren Personen zur Freigabe.
Das führt zu:
-
Langen Bearbeitungszeiten
-
Fehlender Transparenz
-
Verpassten Skontofristen
Die Lösung:
Mit ELO Invoice werden Rechnungen automatisch erkannt und digital verarbeitet.
Die Software extrahiert die relevanten Daten und startet den passenden Freigabeprozess.
So funktioniert der digitale Rechnungsworkflow:
-
Die Rechnung wird digital erfasst.
-
Rechnungsdaten werden automatisch erkannt.
-
Die zuständigen Mitarbeiter erhalten eine Freigabeanfrage.
-
Die Prüfung erfolgt digital.
-
Die Rechnung wird archiviert und an das ERP übergeben.
Ihre Vorteile:
-
Zeitersparnis
-
Rechnungen werden deutlich schneller bearbeitet.
-
Fristenkontrolle
-
Skontofristen werden automatisch überwacht.
-
Fehlerreduktion
-
Manuelle Dateneingaben werden auf ein Minimum reduziert.
-
Höhere Transparenz
-
Der Status jeder Rechnung ist jederzeit einsehbar.
Integration
Die digitale Rechnungsverarbeitung lässt sich an ERP-Systeme anbinden, sowie Buchhaltungssoftware, DATEV & Finanzsysteme.
ELO Contract
Alle Verträge zentral verwalten und Fristen im Blick behalten.
Verträge sind ein wichtiger Bestandteil vieler Geschäftsprozesse, doch häufig fehlt eine zentrale Übersicht. Mit dem digitalen Vertragsmanagement behalten Unternehmen jederzeit den Überblick.
Typische Herausforderungen:
In vielen Unternehmen liegen Verträge auf unterschiedlichen Netzlaufwerken, in Papierordnern und in E-Mail-Postfächern.
Das führt meistens dazu, dass:
-
Kündigungsfristen verpasst werden.
-
Vertragsinhalte schwer auffindbar sind.
-
es keine zentrale Übersicht gibt.
Die Lösung:
Mit ELO Contract lassen sich Verträge zentral verwalten und automatisch überwachen.
Die wichtigsten Funktionen:
-
Zentrales Vertragsübersicht
Alle Verträge werden strukturiert abgelegt.
-
Fristenüberwachung
Das System erinnert automatisch an wichtige Termine.
-
Vertragsfreigaben
Neue Verträge können digital geprüft und freigegeben werden.
-
Dokumentation
Alle Änderungen und Versionen werden nachvollziehbar gespeichert.
Ihre Vorteile:
-
Übersicht über alle Verträge.
-
Keine verpassten Fristen.
-
Schneller Zugriff auf Dokumente.
-
Transparente Prozesse
So funtioniert digitales Vertragsmanagement:
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Verträge effizient und sicher verwalten können.
FAQ's
Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um digitales Dokumentenmanagement und ELO im Überblick.
Was ist ELO?
ELO ECM Suite ist eine Softwareplattform für Enterprise Content Management.
Sie hilft Unternehmen dabei, Dokumente zentral zu verwalten, Informationen schneller zu finden und dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren.
Typische Einsatzbereiche sind:
- Dokumentenmanagement
- digitale Rechnungsverarbeitung
- Vertragsmanagement
- digitale Personalakten
- Workflow-Automatisierung
Für welche Unternehmen lohnt sich ELO?
Welche Prozesse lassen sich mit ELO automatisieren?
Kann ELO in bestehende Systeme integriert werden?
Wie sicher sind meine Dokumente in ELO?
Ist ELO revisionssicher?
Wie lange dauert die Einführung von ELO?
Können Dokumente auch gescannt und automatisch abgelegt werden?
Was kostet ein ECM-System wie ELO?
Was kostet ein ECM-System für NGO?
Wie schnell amortisiert sich ELO?
Interesse geweckt?
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